POLÍTICA DE PRIVACIDAD

DISPOSICIONES GENERALES

ADMINISTRACIONES YOYJO S EN C, identificada con el NIT. 900.072.545-5 como consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de Bogotá D.C y sus establecimientos educativos registrados a saber: COLEGIO CAMPESTRE PRINCIPADO DE MÓNACO con resolución de educación No 007501 expedida por la Secretaria de Educación de Cundinamarca el 25 de octubre 2019 y el COLEGIO PRINCIPADO DE MÓNACO con resolución No. 7445 del 13 de noviembre de 1998, expedida por la Secretaria de Educación de Bogotá D.C, en adelante EL COLEGIO. Atendiendo lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ha elaborado el siguiente documento que obedece a las políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos; garantizando el derecho a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los mismos, rigiendo todas sus actuaciones por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Identificación del responsable del tratamiento:

 

Nombre: ADMINISTRACIONES YOYJO S EN C

Nit: 900.072.545-5

Dirección de domicilio: Calle 58 No 23-01 Bogotá D.C.

Correo electrónico: tratamientodatos@cpm.edu.co

Teléfono: 2170510

Página web: colegioprincipado.edu.co

Persona de Contacto: María del Rosario Prieto

 

Marco normativo:

Constitución Política de Colombia, Artículo 15

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decreto 1377 de 2013

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

Sentencia C – 1011 de 2008

Sentencia C - 748 del 2011

Sentencia T-277 de 2015

Decreto 1074 de 2015

Definiciones.

Las siguientes definiciones son tomadas del marco normativo y posibilitan una correcta y apropiada interpretación de la presente política:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la entidad. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Datos opcionales: son aquellos datos que la entidad requiere para ofrecer servicios de promoción, formación o información, etc.

Ley de protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Objeto:

Establecer lineamientos bajo parámetros normativos que garanticen el adecuado tratamiento, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales que hacen parte de las bases de datos de ADMINISTRACIONES YOYJO S EN C y/o de cualquiera de sus establecimientos educativos registrados.

Principios.

En el marco, desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, EL COLEGIO, aplicará como base a seguir en la recolección, el manejo, el uso, el tratamiento, el almacenamiento y el intercambio de datos personales los siguientes principios rectores:

Principio de la legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, EL COLEGIO se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados.

Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte del COLEGIO, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: EL COLEGIO está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

Alcance de la política:

La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los criterios que ADMINISTRACIONES YOYJO S EN C y sus establecimientos educativos registrados, han incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercer el derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

 

Titulares a quien va dirigida la política.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

a) Estudiantes prospecto

b) Niños, niñas y adolescentes, estudiantes de los establecimientos educativos propiedad de Administraciones YOYJO S en C.

c) Padres de familia y/o acudientes

d) Trabajadores

e) Proveedores y prestadores de servicios

f) Docentes de cátedra

g) Cualquier titular de la información actuando a nombre propio o como representante legal, que con ocasión a las actividades vinculadas con EL COLEGIO, entregaré su información personal para el desarrollo de las mismas.

CAPÍTULO I

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Finalidades del tratamiento de datos personales

EL COLEGIO ha recolectado, recolecta y continuará recolectando datos personales de carácter público, semiprivado, sensible y de niños, niñas y adolescentes, en diferentes tipos de bases de datos físicas y digitales; agrupándolas sin limitarse en categorías como: Estudiantes Prospecto, Estudiantes, Padres de Familia, trabajadores y prestadores de servicios, Proveedores, registro de visitantes, banco de imágenes y videos de vigilancia. Siempre que medie consentimiento del titular de los datos y quien acepta expresamente que su información se utilice, procese, y almacene de forma total o parcial con las siguientes finalidades y fuentes:

Finalidades y fuentes relativas a estudiantes prospecto.

Obedece a todos los datos captados a través del formato de inscripción, formulario de admisión y formulario contáctenos de la página web. Datos que permiten:

Realizar mercadeo, promoción y difusión de los programas institucionales, incluyendo educativos y de admisiones.

Realizar seguimiento a los procesos de admisión en EL COLEGIO.

Gestionar invitaciones a eventos académicos y culturales organizados por EL COLEGIO.

Gestionar y dirigir el proceso de admisión y registro para matrícula.

 

Finalidades y fuentes relativas a estudiantes y padres de familia.

Obedece a todos los datos captados a través de formato de entrevista, hoja de matrícula, contrato de prestación de servicio educativo, pagaré, Compromiso de pago y formulario de solicitud de becas y descuentos. Datos que permiten: Desarrollar el objeto y misión educativa del COLEGIO, en cumplimiento de las leyes y garantías aplicables a la educación en Colombia. Identificarlos y mantener con ellos una relación pedagógica, educativa, formativa, informativa, deportiva y/o extracurricular. Gestionar las actividades logísticas y complementarias necesarias para la prestación del servicio académico integral entre las que se encuentran los contratos de transporte especial y restaurante. Realizar la emisión de certificaciones solicitadas por los titulares de la información, padres de familia, representantes legales, autoridades administrativas o judiciales y terceros autorizados, respecto a la información que repose en los archivos del COLEGIO. Efectuar las comunicaciones entre padres de familia y docentes relativas a los servicios educativos prestados. Efectuar el registro y seguimiento del área de Psicología y Orientación respecto de atenciones al Estudiante. Compartir o suministrar a terceros información expresamente requerida o autorizada por el padre de familia y/o acudiente para el desarrollo de actividades por parte del estudiante tales como intercambios académicos o actividades de formación académica, cultural o recreativa. Gestionar la realización de actividades curriculares y extracurriculares para los estudiantes. Garantizar la oportuna atención de los servicios complementarios como biblioteca y servicios médicos. Generar y divulgar información frente actividades estudiantiles, así como la debida atención de peticiones, quejas y reclamos. Registrar, actualizar y socializar ante las instancias pertinentes de la institución educativa, las observaciones, novedades académicas y disciplinarias del estudiante con fundamento en los lineamientos del manual de convivencia y rutas académicas establecidas para el año escolar. Realizar la función registral asignada a las entidades oficiales educativas, que se refieren al Sistema Integrado de Matriculas (SIMAT) reguladas en la Resolución 5360 de septiembre 7 de 2006 por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas. Realizar un registro fotográfico de las actividades curriculares y extracurriculares de los estudiantes, para difundirse por los canales físicos y digitales del COLEGIO, respetando en todo momento la dignidad y los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Administrar y generar reportes para el sistema de gestión académica. Todas las finalidades propias del servicio educativo prestado.

 

Finalidades y fuentes relativas a los trabajadores, prestadores de servicios y docentes de cátedra.

Obedece a todos los datos captados a través de bolsas de empleo, hojas de vida y sus respectivos anexos, entrevistas, formato de selección de docentes, exámenes ocupacionales de ingreso, contrato y documentos de personas a cargo. Datos que permiten: Gestionar las relaciones de carácter laboral, de seguridad social y fiscal con el personal que presta sus servicios dentro del COLEGIO, así como de los candidatos que solicitan su incorporación a la planta laboral (docente y/o administrativa). Promover actividades de salud en el trabajo, actividades de prevención, exámenes ocupacionales y seguimientos respecto a la seguridad y salud en el trabajo. Todas las finalidades propias del servicio contratado.

 

Finalidades y fuentes relativas a la gestión de proveedores

Obedece a todos los datos captados a través del registro único tributario (RUT), certificado de existencia y representación legal, documentos de identificación, formato de registro de proveedores, cuentas de cobro, facturas y documentos soporte.

Datos que permiten:

Gestionar y administrar la información financiera, comercial y los aspectos referentes al manejo de proveedores. Administrar y generar reportes para el sistema contable

Administrar y generar certificaciones

Garantizar transparencia y cumplimiento de las exigencias tributarias y fiscales.

Permitir comunicaciones físicas y digitales en el marco del control y verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales.

Permitir la realización de auditoria a los proveedores para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado.

Todas las finalidades propias del servicio o producto adquirido.

Gestionar y controlar los datos de los afiliados a otras personas jurídicas que tienen una relación directa con la entidad, tales como la Asociación de Padres de Familia.

Gestionar y administrar los datos de los conferencistas y los asistentes a las charlas, conferencias, escuelas de padres y conversatorios de los colegios con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación abierta.

Finalidades y fuentes relativas al registro de visitantes

Obedece a todos los datos captados a través del libro de minutas para registro de visitantes y que permite: 

Garantizar la seguridad de los estudiantes, identificando claramente las personas que ingresan al COLEGIO. 

Finalidades y fuentes relativas al banco de imágenes y videos

Obedece a todas las imágenes captadas a través de cámaras fotográficas y de video y que permiten:

Documentar y comunicar información sobre la vida académica y eventos que se celebran durante el año, otorgando la potestad al COLEGIO de utilizar, imprimir, reproducir y publicar la(s) imagen(es) de los padres de familia, familiares y/o estudiantes en medios impresos, electrónicos (blogs, redes sociales privadas del colegio, sitio Web), gacetas internas y publicidad exterior, entre otros, en todas sus manifestaciones, sus interpretaciones o ejecuciones, sus ediciones, sus fonogramas o videogramas y en sus emisiones. No obstante, fuera de esta finalidad, EL COLEGIO no revelará ninguna imagen sobre la vida escolar del plantel, ni explotará comercialmente las mismas sin autorización adicional expresa de los involucrados.

 

Finalidades y fuentes relativas al sistema de videovigilancia

Obedece a todas las imágenes captadas a través de cámaras de vigilancia y que permiten:

Proteger y controlar el ingreso y salida de personas al COLEGIO.

Proteger y controlar el ingreso y salida de activos en EL COLEGIO.

Elaborar y gestionar políticas y medidas de seguridad.

 

CAPÍTULO II

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

EL COLEGIO, en ejercicio de sus actividades y como responsables del Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012. Cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar además las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga debidamente actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta e igualmente comunicar lo pertinente al Encargado y/o Responsable del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, según sea el caso, únicamente aquellos datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular, en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para informar al Encargado y/o Responsable del Tratamiento, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar previa solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

n) Cumplir con todas las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

EL COLEGIO, dentro el desarrollo normal de las actividades propias de su razón social, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Encargado y/o Responsable del tratamiento de datos y en razón de ello, de conformidad con el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 tiene los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012 al igual que a lo establecido en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

d) Actualizar la información reportada por el responsable y/o encargado del tratamiento de la misma, dentro de los cinco (5) días, hábiles, contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

f) Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y en especial, para la atención de las consultas y reclamos efectuados por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se encuentra regulada en la presente ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

i) Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a aquellas personas que pueden tener acceso a ella porque cuentan con la autorización pertinente.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y por ende existan riegos en la administración de la información de los titulares.

l) Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

Derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales o jurídicas cuyos datos personales son objeto de tratamiento, tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitud enviada al responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por el responsable y/o el encargado del tratamiento, previa solicitud escrita, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por la institución a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en las bases del COLEGIO, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y de los cuales sea el titular exclusivo. g) Que se conserve la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Autorización para el tratamiento de datos personales

EL COLEGIO solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

 

Datos solicitados a los menores de edad

Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En consecuencia, cuando los datos personales solicitados correspondan a los menores de edad, se procederá de la siguiente manera:

Menores de 0 a 12 años: Los datos personales se le solicitarán directamente al padre de familia o acudiente del menor, a excepción de los datos personales de carácter público como son: nombre y apellidos, número de identificación y los que se encuentran en el registro civil.

Menores de 13 a 17 años: Los datos personales se le solicitarán directamente al menor de edad, sin que intermedie el padre de familia o el acudiente. Sin embargo, esta solicitud de información, se realizará cuando se trate para fines exclusivamente académicos y educativos, si cambia esta finalidad, los datos se le solicitarán directamente al padre de familia o acudiente.

 

EL COLEGIO, al momento de solicitar al titular la correspondiente autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes que ostenten la condición de alumnos regulares debidamente inscritos.

c) Los derechos que le asisten como Titular

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Encargado y/o Responsable del tratamiento. Prueba de la autorización EL COLEGIO dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. Medidas de protección EL COLEGIO ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente EL COLEGIO ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS, CONSULTAR Y RECLAMAR SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012, establecen el debido procedimiento que deben seguir los titulares de los datos personales en ejercicio de los derechos que les asisten, especialmente la facultad de elevar consultas respetuosas, tal y como lo determina la Constitución Política, y de hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos así:

 

A.-Procedimiento para hacer Consultas

a) Los titulares podrán consultar la información personal que reposa en la base de datos. EL COLEGIO deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

b) La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a la calle 58 No 23 -01 en la ciudad de Bogotá D.C. o por la página web www.colegioprincipado.edu.co o al correo electrónico: tratamientodatos@cpm.edu.co

c) La Consulta será atendida por EL COLEGIO en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro del término establecido, se le informará inmediatamente al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

B.- Procedimientos para hacer Reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos del COLEGIO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, podrá presentar RECLAMO ante el Encargado y/o Responsable del Tratamiento, así:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al COLEGIO en la calle 58 No 23 -01 en la ciudad de Bogotá D.C. o por la página web www.colegioprincipado.edu.co o al correo electrónico: tratamientodatos@cpm.edu.co.

b) El reclamo deberá plasmar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección y deberá allegar todos los documentos que se quiera hacer valer.

c) Si el reclamo resulta incompleto, el COLEGIO requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mencionado reclamo, para que subsane las falencias evidenciadas, si transcurridos dos (2) meses no se ha subsanado el reclamo, se entenderá que el mismo ha sido desistido.

d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

e) El COLEGIO cuenta con quince (15) días, hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo formulado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del tiempo antes mencionado y legalmente establecido, se procederá a informar al interesado acerca de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días, hábiles, siguientes al vencimiento del primer término.

 

El titular también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el Encargado y/o Responsable en este caso ante el COLEGIO.

La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, procederá a ejercer la vigilancia a que haya lugar, para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

PERSONAS FACULTADAS PARA REALIZAR UNA CONSULTA O RECLAMO

Las personas facultadas para solicitar una consulta al COLEGIO, son las siguientes: a. Los estudiantes, padres, empleados, proveedores y personas que tengan o hayan tenido alguna relación con EL COLEGIO. b. Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley c. En general, cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos del COLEGIO. Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

 

INFORMACIÓN QUE DEBE ACREDITAR EL TITULAR DEL DATO

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:

a. Nombres completos y apellidos

b. Tipo y número de identificación

c. Dirección de domicilio

d. Teléfono de contacto

e. Correo electrónico

f. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.

 

SOLICITUD DE IMÁGENES Y VIDEOS

En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

a. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha y hora.

b. Justificar la necesidad de la solicitud

c. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de ser el interesado un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.

PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITES POR SOLICITUD DE IMÁGENES Y/O VIDEOS

Para que proceda el trámite, EL COLEGIO: Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores.

a. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o video.

b. En caso de que afecte derechos fundamentales de terceros, se verificará internamente si los hechos que describe el titular, se generaron, y le informará al titular sobre los hallazgos encontrados.

c. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, se citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que requiere.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello EL COLEGIO pondrá a disposición del Titular el correo electrónico tratamientodatos@cpm.edu.co. Si vencido el término legal respectivo, el COLEGIO, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

EL COLEGIO no comparte información con terceros, si lo llegaré a realizar, le solicitará previamente autorización al titular o firmará contrato de transmisión de datos personales, y acuerdos de confidencialidad.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES MEDIDAS PERMANENTES.

En el tratamiento de datos personales, EL COLEGIO de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de este para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos personales.

 

ENCRIPCIÓN DE BASES DE DATOS

Dando cumplimiento a la Circular 02 de 2015, cumplidos los requisitos que den lugar a la obligatoriedad, se realizará la inscripción de las bases de datos que tiene en posesión EL COLEGIO y se entregará el reporte, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

 

VIGENCIA

La presente política rige a partir de Julio de 2017, Actualizada en agosto del año 2020.

 

Aprobada por:

 

Jorge Enrique Olarte Caro

Representante Legal